Koniec pandemii w bibliotekarz i Centralny Rejestr Umów

Biblioteki – koniec pandemii i Centralny Rejestr Umów

Autor: Łukasz Wojciechowski

W nowym filmie w cyklu #WiedzaDlaBibliotek na Youtube poruszam kwestię zniesienia obostrzeń i tzw. końca pandemii COVID-19. W drugiej części w związku z licznymi prośbami omawiam temat Centralnego Rejestru Umów – nowego obowiązku prawnego, który obejmuje m.in. biblioteki. Nie wiemy jeszcze wszystkiego w związku z nowym Rejestrem, ale podjąłem próbę uporządkowania tego, co już wiadomo.

Aktualizacja: Centralny Rejestr Umów będzie obowiązywał dopiero od 1 stycznia 2024 r. Więcej informacji na ten temat dostępne we wpisie „Centralny Rejestr Umów – dopiero od 2024 roku”

Linki do treści wskazanych w filmie

INFORMACJE ZAWARTE W FILMIE W FORMIE TEKSTU

Koniec pandemii w bibliotekach

Nie ukrywam, że określenia „koniec pandemii” używam trochę przewrotnie, dlatego że tak naprawdę nie wiemy czy to koniec czy nie. Na pewno jest tak, że zostały zniesione regulacje prawne dotyczące kwestii, które najbardziej odczuwaliśmy. Od 28 marca 2022 r. zniesiono obowiązek noszenia maseczek, również w zamkniętych pomieszczeniach, nie dotyczy to podmiotów medycznych, tam nadal trzeba je nosić, ale w bibliotekach już nie. Ponadto nie ma już kwarantanny dla niezaszczepionych, izolacji dla zaszczepionych, limitów osób i tego typu kwestii.
Na ten moment można więc powiedzieć, że w bibliotekach pandemii nie ma, można znowu organizować różne wydarzenia tak naprawdę zapominając o pandemii COVID-19. W praktyce jednak, chociaż nie nosimy maseczek i sanepid nie zarządza kwarantanną i izolacją to nasze państwo utrzymuje w gotowości systemy informatyczne, które służą do wymiany informacji dot. właśnie takich zdarzeń. Oznacza to, że w każdej chwili bez trudu będzie można takie obostrzenia przywrócić. I patrząc na doświadczenia innych państw, gdzie obostrzenia znoszono, potem przywracano, myślę, że w najbliższym czasie nie, ale po wakacjach, kiedy wróci sezon przeziębieniowy, trzeba się liczyć z tym, że w jakiejś formie te obostrzenia do nas wrócą.

Od strony legislacyjnej wygląda to tak, że wciąż obowiązuje nas te same ustawy, a to co się zmienia to:
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 25 marca 2022 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii
Jeżeli ktoś z Państwa brał udział w prowadzonym przeze mnie szkoleniu dot. realizacji przepisów RODO i systemu kontroli zarządczej w okresie pandemii COVID-19 pod koniec 2020 r., to ja podawałem tam właśnie wcześniejsze wersje tego rozporządzenia jako przykład ciągle zmieniających się przepisów.

Jednocześnie warto podkreślić, że obowiązują nas przepisy ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.
Wprawdzie Minister Zdrowia powiedział w jednym z wywiadów, że planuje zmianę stanu epidemii na stan zagrożenia epidemicznego, ale to tak naprawdę nic nie zmienia, bo zgodnie z ustawą:
Art. 3. 1. W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).
Więc to, że obowiązuje „to drugie” nie ma znaczenia – dalej w przepisach prawa jest praca zdalna i dalej jest organizowana na podstawie tzw. ustawy covidowej. W tym przypadku warto pamiętać, że praca zdalna jest pewnego rodzaju kompromisem pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Zgodnie z ustawą, „Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy”.
Oczywiście na początku można odnieść wrażenie, że przepisy są tak sformułowane, że to pracodawca wypycha na siłę tego pracownika na pracę zdalną, wydaje polecenie takiego trybu pracy i może to robić tylko jeśli pracownik ma odpowiednie warunki, albo mu je zapewnić. To zrozumiałe, ponieważ ustawa powstała na początku pandemii i intencją ustawodawcy było bez wątpienia zatrzymanie ludzi w domach, żeby nie roznosili wirusa, o którym mało było wiadomo. Zwróćmy jednak uwagę, ze obecnie bardzo często pracownicy sami chcą czasami pracować zdalnie. Oczywiście czynności związane z bezpośrednim wypożyczaniem książek są raczej niemożliwe w trybie zdalnym, ale w bibliotekach sporo pracy można zabrać do domu i ja mam tutaj mały apel do dyrektorów bibliotek, żeby nie obawiali się takiej formy pracy dla swoich pracowników, oczywiście raz na jakiś czas, ale są czynności, które ktoś lepiej może wykonać w domu, np. sprawozdania, przygotowywanie projektów, konkursów, albo w domu spokojnie wziąć udział w szkoleniu on-line.

Prowadziłem ostatnio szkolenia właśnie zdalne w jednym z urzędów i tam w ankietach ewaluacyjnych pracownicy wskazywali, że trochę im przeszkadzał ten gwar w pracy, pytania współpracowników, prośby o znalezienie czegoś, bo pilne itd. Jeżeli pracownik idzie na pracę zdalną to stosujemy dokładnie te same procedury jak w okresie pandemii, jeżeli była w bibliotece jakaś forma ewidencjonowania to robimy to tak samo, a jeżeli nie było to tak jak zawsze apeluję o to, żeby pracownika rozliczać z efektów pracy, a nie pracy o określonej godzinie.

Tzw. „koniec pandemii” to też dylemat co zrobić z organizacją wydarzeń, mediami społecznościowymi, relacjami on-line itd. Moim zdaniem wielkim błędem byłoby zniweczenie dotychczasowych wysiłków dotyczących większej aktywności w Internecie. Jeżeli wypracowali państwo określone procedury, zakupili państwo licencje na aplikacje do wydarzeń on-line takie jak Zoom, CLickMeeting itd., mają Państwo tzw. know-how – jak to robić, żeby transmitować wydarzenie, czy w całości organizować je on-line to naprawdę warto nie rezygnować całkowicie z takiej formy. Moim zdaniem przyszłością będą wydarzenia hybrydowe, czyli np. spotkanie autorskie w siedzibie biblioteki, a jednocześnie transmisja on-line. Warto tutaj pamiętać o kilku kwestiach – po pierwsze, w obliczu doświadczeń ostatnich lat możemy być bardziej odpowiedzialni i jeżeli jesteśmy przeziębieni, dziecko przyniosło z przedszkola jelitówkę itd. to wtedy po prostu zostać w domu, a motywacją do tego ze strony instytucji kultury może być transmisja niektórych wydarzeń. Ponadto, pamiętajmy, że nikt tak naprawdę nie mówi o końcu pandemii i obostrzenia mogą być szybko przywrócone, np. jesienią. Wówczas jeżeli zaplanujemy wydarzenie wyłącznie w formie tradycyjnej to ono się może po prostu nie odbyć, albo odbyć z ograniczonym udziałem publiczności. Jeżeli zaplanujemy, że będzie transmisja to wyjdziemy naprzeciw takiej sytuacji działając proaktywnie. Dotyczy to też codziennej współpracy pomiędzy bibliotekami. Ja wiem, że nic nie zastąpi spotkań w formie tradycyjnej, ale jeżeli pomagaliśmy sobie np. w wymiarze doświadczeń, informacji, procedur spotykając się on-line, to może nie warto całkowicie z tego rezygnować.

Wróćmy do spotkań tradycyjnych, ale od czasu do czasu można też spotykać się on-line, może dzięki temu spotkania będą odbywały się częściej, a też bez wątpienia podtrzymanie umiejętności korzystania z takich aplikacji, kamerki, mikrofonu pozwoli nam być w gotowości na ewentualne trudniejsze czasy, gdyby wróciły obostrzenia.

Centralny Rejestr Umów

Jeśli chodzi o Centralny Rejestr Umów to pomimo naprawdę licznych próśb ze strony przedstawicieli bibliotek nie paliłem się do zrobienia o nim materiału, bo wciąż pozostaje bardzo wiele niewiadomych i tak czekałem i czekałem, że może pewne sprawy się jeszcze rozstrzygną. Podsumuję to co wiadomo na dzisiaj.

Od 1 lipca 2022 r. wszystkie samodzielne biblioteki, czyli nie szkolne, nie uniwersyteckie tylko działające jako osobna instytucja mają nowy obowiązek prawny wynikający z ustawy o finansach publicznych. Jeżeli ktoś zastanawia się, czy musi realizować ten obowiązek to najłatwiej odpowiedzieć sobie na pytanie, nawiązując do pierwszego, styczniowego materiału z cyklu #WiedzaDlaBibliotek – czy muszę realizować kontrolę zarządczą? To jest de facto ta sama grupa podmiotów – biblioteki posiadające NIP, REGON i działające samodzielnie. Ci, którzy muszą realizować kontrolę zarządczą muszą też wpisywać umowy do Centralnego Rejestru Umów.
Początkowe prace legislacyjne wskazywały, że być może wszystkie instytucje zobligowane do wpisywania umów będą musiały to robić u siebie, na swoim BIP. Ostatecznie tak się nie stało, ale gdzieś krąży ciągle takie przekonanie, bo jestem co jakiś czas pytany „panie Łukaszu, od kiedy te umowy na BIP mamy wpisywać?”. Niektórzy wpisują różne informacje dot. zawieranych umów na BIP, w związku z kwestiami wynikającymi z dostępu do informacji publicznej, ale to zupełnie inny temat, nie chcę teraz tego pomieszać, chociaż Centralny Rejestr Umów nawiązuje do dostępu do informacji publicznej, o czym jeszcze powiem. Najważniejsze – podsumowując – nie będzie wpisywania umów na stronach bibliotek albo na BIP-ach bibliotek, będzie trzeba wpisywać te umowy do Centralnego Rejestru Umów prowadzonego przez Ministerstwo Finansów. Jeszcze takiego rejestru nie ma.

Wiemy na pewno jeszcze jedno – zgodnie z art. 34a ust. 5 ustawy o finansach publicznych – „W rejestrze umów zamieszcza się informacje o umowach zawartych w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej, których wartość przedmiotu przekracza 500 zł”.
Podano też informacje, jakie trzeba będzie wpisywać do rejestru:
1) numer umowy – o ile taki nadano;
2) datę i miejsce zawarcia umowy;
3) okres obowiązywania umowy;
4) oznaczenie stron umowy, w tym przedstawicieli stron;
5) określenie przedmiotu umowy;
6) wartość przedmiotu umowy;
7) informacje o źródłach i wysokości współfinansowania przedmiotu umowy.
Oraz to, że „7. W rejestrze umów zamieszcza się informacje o uzupełnieniu lub zmianie umowy, rozwiązaniu za zgodą stron umowy, jak również informacje o odstąpieniu od umowy, jej wypowiedzeniu lub wygaśnięciu”.

Z ustawy wynika, że w rejestrze znajdą się również umowy, które zostały zawarte w związku z zamówieniami publicznymi oraz wyborem ofert poza trybem zamówień publicznych. Przewidziano też wyjątki, raczej o charakterze znikomym, a osoby zainteresowane odsyłam do artykułu na ten temat.

A co z wątpliwościami? Po pierwsze nie do końca wiadomo, jakie umowy trzeba będzie wpisywać. Kryterium to umowy, które podlegają dostępowi do informacji publicznej, możemy wskazać np. umowy o świadczenie usług, umowy na zakup czegoś, umowy o pracę. Ale co z sytuacją, kiedy nie ma klasycznej umowy, tylko ktoś świadczy dla biblioteki usługę i wystawia fakturę np. na kwotę 600 zł. Nie jest powiedziane, czy trzeba będzie do systemu wpisać taką fakturę.

Po drugie – nie jest do końca jasne, z jakiego okresu mają być te umowy, które trzeba będzie wprowadzić do rejestru. Jest dużo interpretacji w tym zakresie i mówię tutaj o interpretacjach prawników, specjalistów w tym zakresie, gdzie ja jako skromny administratywista zawsze wolę wsłuchać się w głos radców prawnych czy profesorów prawa, którzy na interpretacji aktów prawnych zjedli zęby. Niektórzy wskazują, że trzeba będzie wprowadzić umowy zawarte od początku tego roku, inni, że będzie to dotyczyło umów zawartych od 1 lipca. Bardziej popularne jest stanowisko, że od początku roku, więc na wszelki wypadek w wolnych chwilach warto już teraz typować umowy, które trzeba będzie wprowadzić.

Po trzecie – w ustawie o finansach publicznych znalazło się odniesienie do ustawy o dostępie do informacji publicznej. Konkretnie:
Art. 34a ust. 3. Informacje zamieszczone w rejestrze umów dotyczą umów, które mogą podlegać udostępnieniu na podstawie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2020 r. poz. 2176 oraz z 2021 r. poz. 1598 i 1641). Przepisy art. 5 ust. 1, 2 i 2a ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej stosuje się odpowiednio.

Chodzi o te przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej:
Art. 5. 1. Prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu w zakresie i na zasadach określonych w przepisach o ochronie informacji niejawnych oraz o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych.
2. Prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu ze względu na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy. Ograniczenie to nie dotyczy informacji o osobach pełniących funkcje publiczne, mających związek z pełnieniem tych funkcji, w tym o warunkach powierzenia i wykonywania funkcji, oraz przypadku, gdy osoba fizyczna lub przedsiębiorca rezygnują z przysługującego im prawa.
2a. Prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu w zakresie i na zasadach określonych w przepisach o przymusowej restrukturyzacji.

Mamy tutaj do czynienia z ograniczeniem, ale nie wiadomo, w jakim zakresie chroniona będzie prywatność. Kto ma o tym rozstrzygać. Wątpliwości w tym zakresie zgłosił też Rzecznik Praw Obywatelskich w liście do premiera. Warto zwrócić uwagę, że nie w każdej instytucji publicznej są osoby, które mają odpowiednią wiedzę, żeby wytypować pod tym względem umowy do zamieszczenia w rejestrze. Podsumowując – tak wyglądają najświeższe informacje, ale to jest wiedza w kwietniu 2022 r. Najbliższe 2 miesiące powinny przynieść odpowiedzi na wątpliwości i pytania, miejmy nadzieję, że jasne stanowisko zajmie Ministerstwo Finansów i jak najszybciej pokaże Rejestr od strony praktycznej nie zostawiając tego na ostatni moment.