Statuo

Ochrona danych, kontrola zarządcza, wizerunek i promocja

Wiadomości e-mail do wielu odbiorców

Wiadomości e-mail do wielu odbiorców

Autor: Łukasz Wojciechowski

Wiadomości e-mail do wielu odbiorców to świetny sposób na błyskawiczne rozpowszechnianie ważnej informacji lub reklamy. Zdarzają się jednak kompromitujące wpadki, a ich częstotliwość jest zaskakująca jeśli weźmiemy pod uwagę to, że obcowanie z pocztą e-mail nie jest skomplikowane. Tradycyjnie wystarczy trzymać się kilku podstawowych reguł.

Znalazłeś tu przydatne informacje? Zobacz inne artykuły na Statuo.pl

Wiadomości e-mail do wielu odbiorców – reguła pierwsza

Na wpisanie adresu e-mail mamy zawsze 3 pola:
Do:
DW:
UDW:
Skrót DW oznacza „Do Wiadomości”. Skrót UDW oznacza „Ukryte Do Wiadomości”.
Niektórzy dostawcy poczty lub programy do poczty stosują angielskie nazewnictwo. DW to CC (Carbon Copy), a UDW to BCC (Blind Carbon Copy).
Uwaga! Zdarza się, że pola DW lub UDW są ukryte i trzeba kliknąć przycisk rozwijający w okolicach podstawowego pola adresu „Do:„.

Wiadomości e-mail do wielu odbiorców – reguła druga

Jeżeli chcemy wysłać wiadomość do jednej osoby lub do kilku osób traktując je równorzędnie i nie przeszkadza nam, że każdy będzie widział adresy pozostałych odbiorców, to adres lub adresy wpisujemy w pole „Do:„. Wówczas wygląda to tak:
Do: lukasz@poczta.onet.pl; maciek@gmail.com; mateusz@o2.pl
DW:
UDW:

Wiadomości e-mail do wielu odbiorców – reguła trzecia

Jeżeli chcemy wysłać wiadomość i podzielić adresatów na głównych i podrzędnych, ale w dalszym ciągu wszyscy będą widzieć adresy pozostałych odbiorców, to używamy opcji „DW” (Do Wiadomości). Wówczas wygląda to tak:
Do: lukasz@poczta.onet.pl; kasia@gazeta.pl
DW: maciek@gmail.com; mateusz@o2.pl
UDW:

W takiej sytuacji głównymi odbiorcami są Łukasz i Kasia, a Maciek i Mateusz to odbiorcy podrzędni. Warto pamiętać, że podrzędni nie oznaczają w tym przypadku mniej ważnych. Jeśli już, to nawet ważniejszych. Np. Łukasz i Kasia to pracownicy w dużej firmie odpowiedzialni za realizację projektu, a Maciek i Mateusz to kadra kierownicza, która może śledzić postęp prac. Czasami kadra kierownicza niższego szczebla wysyłając zadanie dla pracowników wpisuje w pole „DW” adres prezesa/dyrektora naczelnego i w ten sposób daje do zrozumienia, że „szef to widzi, więc warto się postarać”.

Wiadomości e-mail do wielu odbiorców – reguła czwarta

Jeżeli chcemy wysłać wiadomość do adresatów widocznych i „tajnych” adresatów, którzy dostaną wiadomość ale nikt nie będzie o tym wiedział, to stosujemy opcję „UDW” (Ukryte Do Wiadomości). Wówczas wygląda to tak:
Do: lukasz@poczta.onet.pl; kasia@gazeta.pl
DW: maciek@gmail.com; mateusz@o2.pl
UDW: bartek@tlen.pl

O tym, że Bartek otrzyma tę wiadomość wie tylko jej nadawca i oczywiście Bartek. Pozostali nie widzą tego w swojej wiadomości.

Wiadomości e-mail do wielu odbiorców – reguła piąta

Jeżeli chcemy rozesłać wiadomość do wielu osób, które mają nie widzieć swoich adresów, to najlepiej w polu „Do:” wpisać swój własny adres, pole „DW” zostawić puste, a w polu „UDW” wpisać adresy wszystkich odbiorców. Przy okazji będziemy mogli zobaczyć, jak wygląda ta wiadomość z punktu widzenia odbiorcy, bo przecież po wpisaniu naszego adresu przyjdzie także na naszą skrzynkę. Jeżeli Kasia chce wysłać wiadomości do wielu użytkowników, którzy mają zobaczyć tylko i wyłącznie adres Kasi, to wygląda to tak:
Do: kasia@gazeta.pl
DW:
UDW: bartek@tlen.pl; lukasz@poczta.onet.pl; maciek@gmail.com; mateusz@o2.pl

Uniknięcie potencjalnej kompromitacji

Dzięki stosowaniu tych zasad można uniknąć wielu kompromitujących sytuacji, ale też problemów. Jakich? Trzeba pamiętać, że adresy e-mail osób fizycznych to dane osobowe. Dlatego działaniem niezgodnym z RODO i podważającym powagę naszej firmy/instytucji jest wysyłanie np. internetowych kartek świątecznych do bazy naszych klientów ujawniając wszystkich adresatów. Takie przypadki zdarzają się niestety w firmach i instytucjach, które z założenia powinny gwarantować osobom zgłaszającym się do nich dyskrecję, np. specjalistyczne jednostki medyczne. Niewłaściwe wysyłanie wiadomości e-mail (z ujawnieniem wszystkich adresatów) było w 2018 r. najczęściej zgłaszanym naruszeniem do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Znalazłeś tu przydatne informacje? Zobacz inne artykuły na Statuo.pl

 

 

 

bezpieczeństwo informacjiochrona danychochrona danych osobowych

15 sierpnia 2016


Poprzedni wpis

Kolejny wpis