Statuo

Ochrona danych, kontrola zarządcza, wizerunek i promocja

Niszczenie dokumentów

Niszczenie dokumentów to wciąż poważny problem

Autor: Łukasz Wojciechowski

Kosze na śmieci i wysypiska pełne są dokumentów zawierających dane osobowe, w tym dane wrażliwe. Niszczenie dokumentów to wciąż poważny problem. Dotyczy on zarówno gospodarstw domowych jak i firm oraz instytucji. Dane osobowe w śmieciach to realne zagrożenie ich wykorzystania przez niepowołane osoby. W polskich instytucjach można też dostrzec nostalgię za specyficznymi praktykami z przeszłości. Palenie dokumentów przedstawione w kultowym filmie „Psy” Władysława Pasikowskiego ostatnio powtórzyło się na jednym z komisariatów (więcej o tym TUTAJ). A przecież współcześnie istnieje tak wiele cywilizowanych metod niszczenia dokumentów.

Liczby – jak wygląda sytuacja

Ciekawą inicjatywą jest kampania promocyjna firmy Fellowes, producenta niszczarek i innych urządzeń biurowych. Promocji w ramach akcji „Nie daj się okraść, chroń swoją tożsamość” towarzyszą badania nad świadomością i zachowaniami Polaków w zakresie niszczenia dokumentów i nośników zawierających dane osobowe. Ich skala w 2014 r. była tak duża, że do prezentacji wyników i wniosków przyłączyło się biuro Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Zasmucające były m.in. wyniki ankiet – połowa badanych deklarowała, że ogranicza się do pobieżnego przedarcia dokumentów zawierających dane osobowe, a co dziesiąty badany po prostu wyrzuca je do śmieci. Analiza 4-tonowego kontenera z makulaturą przyniosła z pozoru optymistyczne konkluzje – wśród dokumentów pochodzących z biur było 93% zniszczonych, a z gospodarstw domowych 87%. Dlaczego to tylko pozornie dobre wiadomości? Biorąc pod uwagę ogromną skalę biurokracji w Polsce okazuje się, że liczba takich dokumentów trafiających do śmieci jest olbrzymia!

Warto też pamiętać, że jeśli nawet wyrzucimy przez pomyłkę jakiś dokument, nie musi on trafić w niepowołane ręce. Firmy świadczące usługi wywozu odpadów mają bowiem coraz bardziej restrykcyjne procedury ich utylizacji. Również z uwagi na ochronę danych osobowych.

Gospodarstwa domowe

Obszar prywatnych domów i mieszkań jest najtrudniejszy do uporządkowania i budowy właściwych postaw. Wynika to z dużej ilości gospodarstw domowych i zróżnicowanej struktury społecznej mieszkańców. Część Polaków większość życia spędziła w czasach, kiedy o ochronie danych osobowych nikt w naszym kraju nie słyszał. Część jest nieodpowiedzialna lub ma inne problemy czy priorytety. Warto jednak w miarę możliwości edukować swoich współdomowników, np. tworząc w miejscu zamieszkania pudełko lub teczkę, gdzie każdy wyrzuca dokumenty z danymi osobowymi, zamiast do śmietnika. Wtedy spokojnie wystarcza utylizacja raz na 1-3 miesiące. Warto też pamiętać, że kiedy wyrzucamy płyty CD/DVD zawierające prywatne dane, wystarczy zrobić na takim nośniku małe nacięcie nożyczkami i to całkowicie wystarczy do zablokowania odczytu (pamiętajmy, że ten proces jest nieodwracalny!). Warto też zadbać o bezpieczeństwo nieużywanych kart SD i microSD (więcej na ten temat – TUTAJ).

A może kupić niszczarkę?

Pamiętajmy też, że jeżeli dysponujemy wystarczającą ilością miejsca, warto pomyśleć o zakupie domowej niszczarki. Ceny profesjonalnych urządzeń mogą być dla prywatnych użytkowników odstraszające, jednak w warunkach domowych nie potrzeba najdroższego sprzętu. Obecnie można kupić tanie niszczarki, które całkowicie wystarczą do osobistego użytku, łącznie z urządzeniami, które nie potrzebują prądu i działają „na korbkę”. Przy zakupie domowego urządzenia warto jednak dokładnie przeczytać jaki jest finalny efekt niszczenia. Nieuczciwi sprzedawcy proponują bowiem „niszczarki”, które tną dokumenty na tak szerokie paski, że bez trudu można z nich odczytać dane osobowe.

Firmy i instytucje – jak jest

Trzeba pamiętać, że postępując z danymi osobowymi w pracy podlegamy obowiązującym aktom normatywnym w tym zakresie. Pracodawca powinien nas do tego przygotować i zapoznać z procedurami wewnętrznymi. Analogicznie, jeżeli sami jesteśmy pracodawcą, musimy opracować takie procedury i zapoznać z nimi pracowników. Wśród nich powinna się znajdować instrukcja dotycząca niszczenia dokumentów zawierających dane osobowe. Jeżeli jej nie ma, warto stworzyć takie procedury i ściśle ich przestrzegać. Z jednej strony pozwala to na minimalizowanie ryzyka wycieku danych i konsekwencji z tym związanych. Z drugiej strony możemy uniknąć różnego rodzaju prowokacji i nieuczciwych działań, np. podrzucenia przez konkurencję dokumentów zawierających dane osobowe po wcześniejszym zawiadomieniu odpowiednich służb. Takie przypadki niestety się zdarzają.

Wyspecjalizowane podmioty, zachęta dla pracowników lub outsourcing

O możliwości ciekawych znalezisk na śmietniskach doskonale wiedzą osoby, które są skłonne zrobić z nich użytek. Jak zauważa Maciej Bąbol, ekspert branży IT: „W Polsce to ciągle głębokie podziemie. Jednak nie jest tajemnicą, że w krajach Europy Zachodniej istnieją wyspecjalizowane podmioty, które w ten sposób pozyskują dane i wykorzystują na wiele sposobów”.

Pracodawca powinien być w tych sprawach realistą – samo stworzenie procedur i uświadomienie pracowników co może im grozić za ich nieprzestrzeganie nie wystarczy. Warto zachęcić ich do właściwych postaw, np. kupując profesjonalną niszczarkę. Wówczas każdy z przyjemnością i nie tracąc czasu zniszczy niepotrzebne dokumenty. W przypadku większych firm i instytucji ciekawą alternatywę może stanowić zlecanie niszczenia dokumentów podmiotom zewnętrznym.

Głośny przypadek dokumentów na śmietniku

Przypadków znajdowania dokumentów zawierających dane wrażliwe jest ciągle sporo i można je bez trudu znaleźć na każdym portalu informacyjnym. Do historii zapisze się z pewnością znalezienie dokumentów interesantów biura poselskiego Stefana Niesiołowskiego, z czasów kiedy był jeszcze posłem AWS. Przypadek był szeroko komentowany nie tylko ze względu na popularność polityka, ale też na zakres danych jakie w ten sposób wyciekły. Do biura Niesiołowskiego zgłaszali się petenci z bardzo różnymi problemami i składali bardzo osobiste dokumenty, np. wyciągi bankowe, dokumentację medyczną, dokumentację dotyczącą spraw rozwodowych. Znalazły się też m.in. dokumenty dotyczące procesu ustalania ojcostwa. Dokumentacja przeleżała w różnych miejscach kilkanaście lat, więc trudno było kogokolwiek pociągać do odpowiedzialności za zaistniałą sytuację. Znalezisko miało jednak szeroki wymiar edukacyjny – z jednej strony wielu ludzi będzie bardziej uważnie składać dokumenty zawierające dane wrażliwe. Z drugiej, dyrektorzy biur poselskich zwrócą większą uwagę na właściwe niszczenie dokumentów.

 

 

 

bezpieczeństwo informacjiInfoSecochrona danychochrona danych osobowych

11 września 2016


Poprzedni wpis

Kolejny wpis