Statuo

Ochrona danych, kontrola zarządcza, wizerunek i promocja

Wiadomości e-mail do wielu odbiorców

Wiadomości e-mail do wielu odbiorców

Autor: Łukasz Wojciechowski

Wiadomości e-mail do wielu odbiorców to świetny sposób na błyskawiczne rozpowszechnianie ważnej informacji lub reklamy. Zdarzają się jednak kompromitujące wpadki, a ich częstotliwość jest zaskakująca jeśli weźmiemy pod uwagę to, że obcowanie z pocztą e-mail nie jest skomplikowane. Tradycyjnie wystarczy trzymać się kilku podstawowych reguł.

Zobacz też – JAK WDROŻYĆ RODO?

Wiadomości e-mail do wielu odbiorców – reguła pierwsza

Na wpisanie adresu e-mail mamy zawsze 3 pola:
Do:
DW:
UDW:
Skrót DW oznacza „Do Wiadomości”. Skrót UDW oznacza „Ukryte Do Wiadomości”.
Niektórzy dostawcy poczty lub programy do poczty stosują angielskie nazewnictwo. DW to CC (Carbon Copy), a UDW to BCC (Blind Carbon Copy).
Uwaga! Zdarza się, że pola DW lub UDW są ukryte i trzeba kliknąć przycisk rozwijający w okolicach podstawowego pola adresu „Do:„.

Wiadomości e-mail do wielu odbiorców – reguła druga

Jeżeli chcemy wysłać wiadomość do jednej osoby lub do kilku osób traktując je równorzędnie i nie przeszkadza nam, że każdy będzie widział adresy pozostałych odbiorców, to adres lub adresy wpisujemy w pole „Do:„. Wówczas wygląda to tak:
Do: lukasz@poczta.onet.pl; maciek@gmail.com; mateusz@o2.pl
DW:
UDW:

Wiadomości e-mail do wielu odbiorców – reguła trzecia

Jeżeli chcemy wysłać wiadomość i podzielić adresatów na głównych i podrzędnych, ale w dalszym ciągu wszyscy będą widzieć adresy pozostałych odbiorców, to używamy opcji „DW” (Do Wiadomości). Wówczas wygląda to tak:
Do: lukasz@poczta.onet.pl; kasia@gazeta.pl
DW: maciek@gmail.com; mateusz@o2.pl
UDW:

W takiej sytuacji głównymi odbiorcami są Łukasz i Kasia, a Maciek i Mateusz to odbiorcy podrzędni. Warto pamiętać, że podrzędni nie oznaczają w tym przypadku mniej ważnych. Jeśli już, to nawet ważniejszych. Np. Łukasz i Kasia to pracownicy w dużej firmie odpowiedzialni za realizację projektu, a Maciek i Mateusz to kadra kierownicza, która może śledzić postęp prac. Czasami kadra kierownicza niższego szczebla wysyłając zadanie dla pracowników wpisuje w pole „DW” adres prezesa/dyrektora naczelnego i w ten sposób daje do zrozumienia, że „szef to widzi, więc warto się postarać”.

Wiadomości e-mail do wielu odbiorców – reguła czwarta

Jeżeli chcemy wysłać wiadomość do adresatów widocznych i „tajnych” adresatów, którzy dostaną wiadomość ale nikt nie będzie o tym wiedział, to stosujemy opcję „UDW” (Ukryte Do Wiadomości). Wówczas wygląda to tak:
Do: lukasz@poczta.onet.pl; kasia@gazeta.pl
DW: maciek@gmail.com; mateusz@o2.pl
UDW: bartek@tlen.pl

O tym, że Bartek otrzyma tę wiadomość wie tylko jej nadawca i oczywiście Bartek. Pozostali nie widzą tego w swojej wiadomości.

Wiadomości e-mail do wielu odbiorców – reguła piąta

Jeżeli chcemy rozesłać wiadomość do wielu osób, które mają nie widzieć swoich adresów, to najlepiej w polu „Do:” wpisać swój własny adres, pole „DW” zostawić puste, a w polu „UDW” wpisać adresy wszystkich odbiorców. Przy okazji będziemy mogli zobaczyć, jak wygląda ta wiadomość z punktu widzenia odbiorcy, bo przecież po wpisaniu naszego adresu przyjdzie także na naszą skrzynkę. Jeżeli Kasia chce wysłać wiadomości do wielu użytkowników, którzy mają zobaczyć tylko i wyłącznie adres Kasi, to wygląda to tak:
Do: kasia@gazeta.pl
DW:
UDW: bartek@tlen.pl; lukasz@poczta.onet.pl; maciek@gmail.com; mateusz@o2.pl

Uniknięcie potencjalnej kompromitacji

Dzięki stosowaniu tych zasad można uniknąć wielu kompromitujących sytuacji, ale też problemów. Jakich? Trzeba pamiętać, że adresy e-mail jakie są zbierane w firmie lub instytucji to zbiór danych osobowych. Mamy obowiązek zgłosić taki zbiór do GIODO (więcej o tym TUTAJ) i ponosimy za niego odpowiedzialność. Dlatego działaniem niezgodnym z ustawą o ochronie danych osobowych i podważającym powagę naszej firmy/instytucji jest wysyłanie np. internetowych kartek świątecznych do bazy naszych klientów/instytucji współpracujących ujawniając wszystkich adresatów. Takie przypadki zdarzają się niestety w firmach i instytucjach, które z założenia powinny gwarantować osobom zgłaszającym się do nich dyskrecję, np. specjalistyczne jednostki medyczne. Wyciek bazy danych przez wklejenie adresów w niewłaściwe pole („Do” lub „DW„) zdarza się też niektórym początkującym spamerom. Tracą w ten sposób skrupulatnie zbierane przez siebie wiadomości e-mail, które mogą być wykorzystane przez konkurencję. Pamiętajmy jednak, że spam jest nielegalny (więcej na ten temat TUTAJ).

 

 

 

bezpieczeństwo informacjiochrona danychochrona danych osobowych

15 sierpnia 2016


Poprzedni wpis

Kolejny wpis